Что такое ИТ-аудит и как он помогает найти точки роста бизнеса

AWG

Любое внедрение IT-системы — инвестиция с высоким риском. Система может «не взлететь», не решить бизнес-задачу и в целом заблокировать развитие проекта.

Распространённая история: директор по интернет-продажам выбирает платформу для автоматизации бизнеса по принципу «возьмём самую популярную на рынке». Компания тратит на внедрение 100–200 млн руб., а потом выясняется, что платформа не подходит. По опыту, исправить неудавшееся внедрение стоит в два раза больше, чем внедрить новое решение с нуля. В итоге компания теряет огромные деньги.

В больших проектах важен этап «сесть и подумать»: провести аудит, спроектировать архитектуру и только потом внедрять. Компания тратит на этот шаг менее 5% от будущих инвестиций, а сэкономить может до 50–80% от суммы внедрения.

Главный архитектор AWG Евгений Скориков рассмотрел самые популярные ошибки, с которыми сталкивается бизнес при внедрении IT. Этап аудита и проектирования при этом решает разные задачи: нахождение узких мест в процессах, подбор менее затратных во внедрении систем, снижение рисков проекта.  

IT-отдел увяз в текущих задачах и тормозит бизнес

Бизнес хочет кратно расти, а IT-отдел погряз в технологическом долге. Это значит, что платформа обросла «костылями»: её дорого развивать, в неё сложно или невозможно интегрировать другие продукты. Для подробного рассмотрения этой ошибки возьмем в качестве примера производителя и ритейлера товаров для дома.

Из-за проблем с сайтом компания не может развивать логистику в рамках своей омниканальной стратегии. Сайту компании 10 лет, за это время накопился технологический долг. Интернет-магазин тормозит, его практически невозможно улучшить. Ритейлер решает перезапустить сайт на новой коробочной платформе.

Три команды последовательно пытаются запустить магазин на протяжении нескольких лет. Компании постоянно требуются новые функции. Подрядчики обещают всё сделать, не разобравшись. И выясняется, что решение задачи требует не только разработки нового функционала, но и реинжиниринга старого.

Проблема кроется в том, что разработчики всегда выбирали сделать очередной «костыль». Это приводило к непредсказуемым ошибкам и срыву сроков. В итоге озвученные обещания не выполняются, подрядчика меняют и зовут следующего. В подобной ситуации разработчикам сложно прийти и сказать: стоп, нам нужен серьёзный реинжиниринг. Хотя это единственное верное решение.

Что в этой ситуации дает аудит

Экспертиза со стороны, перестройка всех IT-систем. Как правило, проведенный анализ показывает, что большинство IT-систем устаревшие, данные собираются и обрабатываются криво. Буквально все интеграции с внешними системами делаются с ошибками. В сложившейся ситуации важно обратиться к внешней компании, которая не поглощена текущими задачами и готова взять на себя болезненный процесс трансформации. IT-аудит и проектирование — первый шаг в этом процессе, он помогает получить чёткий план действий со сроками и бюджетом.

Компания хочет заранее подготовиться к росту

Мультибрендовый магазин обуви и аксессуаров приходит с вопросом: что делать, чтобы увеличить производительность бизнес-процессов и IT-систем в три раза? Компания начинает приводить на сайт больше трафика, чтобы получить больше заказов. После этого начинаются проблемы: системы не успевают передавать заказ на обработку, сайт не выдерживает нагрузки, а когда справляется, компания получает столько заказов, сколько не готова обработать. Команда в этой ситуации не понимает, что именно нужно менять — работу сайта или бизнес-процессы, чтобы достичь конечной цели.

Что дает аудит

Он помогает правильно сформулировать задачи, найти узкие места в бизнес-процессах. Одна из главных задач аудита и проектирования — преобразовать проблемы в задачи.

Решением сложившейся ситуации станет нахождение узких мест в процессах и разработка такой архитектуры, чтобы кратный рост трафика не приводил к проблемам. Необходимо детально изучить влияние увеличения трафика и числа заказов на бизнес-процессы, IT-системы, интеграции. Одно из узких мест, с которым компания не справлялась, — обработка заказов. Чем больше заказов, тем больше магазинов появляется в цепочке сбора заказа. Курьерам требуется посетить больше точек, чтобы забрать товары, а сотрудники розничных магазинов тратят больше времени на их подготовку. То есть достижение изначальной цели — вырастить производительность в три раза — приводит в результате к увеличению нагрузки на персонал.

Конкретизируйте свою задачу, измените алгоритм действий сотрудников для снижения затрат на обработку заказов и логистику. Например, не стоит сразу собирать заказ с товаром, которого в наличии более Х штук в сети. Оптимальнее будет накопить пул заказов и собирать их пачками. Это поможет более взвешенно решать, из каких магазинов собирать заказ, и уменьшить их количество в цепочке сбора.

После решения данной задачи можно приступать к следующему этапу — проектировать IT-системы, которые выдержат кратный рост трафика.

Компания выбирает неподходящие IT-системы для новых процессов

Российский ритейлер выходит на европейский рынок: он открыл по одному-двум магазинам в шести странах. Удостоверился, что спрос есть, можно масштабироваться. Но встает вопрос: как автоматизировать процессы, которые отличаются от тех, что были в России?

Для выстраивания интернет-продаж компания, безусловно, выбирает самую популярную e-commerce платформу в Европе. Но после того, как её внедряют, появляются проблемы — архитектура продумана не до конца. Сама платформа хоть и популярна, но устаревшая, в итоге ритейлер отказывается от платформы и понимает, что одно IT-решение не закроет все бизнес-процессы. Встает второй вопрос: как выбрать такие системы и правильно интегрировать их с материнской компанией? На этом этапе ритейлеру необходим IT-аудит.

Что дает аудит

Подбираются подходящие IT-системы, кратно сокращая бюджет. Аудит и проектирование помогают формализовать карту развития бизнеса в ближайшие три года и понять — что для этого нужно сделать в IT. Вместо зарубежной платформы подбираем российскую, внедрение которой обходится в несколько раз дешевле.

Ошибка многих компаний в том, что сначала они обращаются к топовым западным решениям, думая, что те лучше всего закрывают их бизнес-потребности. По опыту, выбор по такому критерию не работает. Компании всегда требуется доработать решение «под себя», поэтому важно учитывать, насколько современное у него ядро. Современное ядро — гарантия того, что подходы к разработке не будут устаревшими и что на российском рынке есть специалисты, способные развивать платформу. Часто топовые западные решения в своей основе устаревшие.

Компания автоматизирует процессы, но не вписывается в бюджет

И вот мы перешли к последнему примеру — организация проводит аттестацию аудиторов. Каждый год ей нужно проводить экзамен, а для этого необходимо соединить всех участников процесса, подготовить материалы, проверить данные экзаменуемых и принять оплату. Организация использует Excel-таблицы и устаревшую платформу для проведения экзамена, которую приходится постоянно дорабатывать. Из-за этого сотрудники не успевают вовремя подготовить материалы. Главная задача — автоматизировать все эти процессы и обеспечить их управляемость.

Что дает аудит

Не выходя за рамки бюджета, убрать все лишние функции. В ходе работы, как правило, выясняется, что если реализовывать все требования, тратится в три раза больше, чем заложено изначально в бюджет. Поэтому очень важно приоритезировать все функции. В результате оказывается, что многие из них не окупаются. Например, одно из таких — возможность посмотреть актуальную версию материала на любой момент времени. В ходе работы выяснилось, что данная функция необходима для разбора инцидентов, которые случаются один или два раза в месяц. То есть решить задачу можно намного проще — через просмотр журнала изменений.

Этап аудита и проектирования решает две задачи. Первую: он помогает отсеять требования, которые излишни для заказчика и автоматизация которых точно не окупится. В итоге стоимость проекта снижается втрое. Вторую: позволяет реализовать проект с первого раза и избежать переделок. В результате работа сделана в рамках бюджета заказчика и получено решение, которое можно развивать.

Резюме

Когда компания решается на серьёзные изменения, которые требуют обеспечения со стороны IT, аудит и проектирование помогают решить несколько задач:

- продумать стратегию развития, не тормозя текущие задачи;
- применить знания, которых нет у внутренней IT-команды;
- превратить проблемы бизнеса в решаемые задачи, найти узкие места в бизнес-процессах;
- подобрать подходящие IT-системы с оптимальным бюджетом;
- спроектировать новые системы так, чтобы потом не понадобилось их переделывать;
- сократить риски на проекте.